Los 7 errores que no debes cometer al implantar un sistema de reporting o BI

ErroresCada vez está más extendido el análisis de la información, como herramienta para dar soporte a la toma de decisiones en las organizaciones. En este artículo presentamos los 7 errores más comunes cuando se trata implantar un nuevo sistema de este tipo.

Error nº 1: querer pasar de no medir nada a medirlo todo.

Si nuestra organización se inicia en el proceso de medir información, analizarla y tomar decisiones en base a esta, es muy recomendable hacerlo con unos pocos indicadores: 5 sería el número ideal y 10 el máximo recomendado.

De lo contrario, podemos caer en el problema de querer abarcar demasiado, lo que requerirá más tiempo y más complejidad. Al final, la ecuación: tiempo + complejidad = mayores costes.

Nuestro consejo: empieza por medir los indicadores esenciales de tu negocio, aquellos que de mejorar (o empeorar), realmente afectaran a tus resultados.

Error nº 2: usar métricas vanidosas, en lugar de métricas accionables.

Un aspecto clave en todo sistemas de toma de decisiones, es la elección de aquellas métricas que vamos a medir. Debemos centrarnos en aquellas métricas que sean accionables, es decir que la información que sacamos de ella, nos permita tomar decisiones.

Lo opuesto a una métrica accionable son las métricas vanidosas que solo nos sirven para documentar el estado actual de un aspecto del negocio, pero que no nos da pistas de cómo hemos llegado hasta aquí o que hacer a continuación.

Pongamos un ejemplo: en el caso de shareBI (o de cualquier producto web) podemos tener la tentación de quedarnos con cuantos clientes han visitado nuestra web o cuantos nos siguen en una u otra red social, pero que decisiones podemos tomar con esta información? Muy poca la verdad…

Lo realmente relevante es conocer que porcentaje de estas visitas se dan de alta en el producto (nos dice como de eficiente somos adquiriendo) y que porcentaje termina seleccionando un plan de precios (nos dice como de eficiente somos convirtiendo).

Error nº 3: tener una visión poco equilibrada de la organización.

Este es un aspecto que tratamos en nuestro anterior post, El huevo o la gallina en el análisis de la informacióndonde comentamos que el análisis de la información, se ha centrado en gran medida, en analizar la cuenta de explotación y el balance de situación, pero que en ellos no encontraremos respuesta a preguntas como:

  • ¿Cuál es el grado de satisfacción de nuestros clientes?
  • ¿ Cual es la eficiencia de nuestro proceso clave comparado con la media del sector?
  • ¿Está nuestro equipo motivado y es competitivo en comparación con la competencia?

De modo que los estados financieros por sí solos no bastan y deben complementarse con indicadores de gestión de clientes, de procesos y  de personas, porque en gran medida será nuestra buena o mala gestión en estas áreas, las que determinará los resultados financieros, pero no a la inversa.

Error nº 4: suponer, en vez de confirmar.

Sucede a menudo que los impulsores de las iniciativas en el área de análisis de la información, reporting o Business Intelligence, (nombres diferentes para una misma cosa), son la gente de Tecnologías de la Información y pese a que quien escribe este post ha pertenecido siempre a este grupo, a veces sucede que tomar la iniciativa se confunde con tomar las decisiones.

Creemos que si vamos a medir una serie de indicadores en distintas áreas de la organización, ha de ser cada una de estas áreas, quien participe y finalmente decida que indicadores vamos a medir.

Esto no significa que nuestra recomendación sea presentar una hoja en blanco a los responsables de cada área, esperando que la rellenen, sino que debe llevarse a cabo un proceso para descubrir que procesos se llevan a cabo en cada área, cómo se llevan a cabo, que acciones de mejora serian susceptibles de plantearse, para finalmente consensuar que indicadores medir.

Error nº 5: gráficos muy fashion y self service.

Los gráficos o cuadros de mando que pueden usarse para el análisis de la información, son múltiples y variados, que si embudos, que si mapas de calor, que si velocímetros coloridos, todos muy fashion, pero al fin y al cabo se trata de presentar la información, de modo que facilite la toma de decisiones y la mayoría de las veces, unos gráficos simples y auto explicativos son la mejor opción.

Uno de los argumentos de venta de la mayoría de fabricantes de software de reporting es: “usted usuario será capaz de diseñar sus propios cuadros de mando”. A lo que se podría añadir “a partir de las 8 de la noche, cuando haya terminado lo que de verdad es su tarea y esperando que conozca las buenas prácticas de diseño de cuadros de mando…”

En otras palabras, porque cargar al pobre usuario, con la responsabilidad de definir los cuadros de mando para el análisis de la información? no se los podemos dar hechos? Nosotros desde shareBI creemos que sí.

Error nº 6: atados a la mesa.

Estos días se celebra en Barcelona el Mobile World Congress, donde la movilidad es el rey y en el análisis de la información no tiene porque ser menos. No es necesario estar delante de nuestro ordenador de sobremesa para echar un vistazo a cómo evolucionan los indicadores de la empresa o incluso para tomar decisiones.

Hay quien opina que solo se “trabaja de verdad” en la oficina, pero lo cierto es que cada vez más se defiende la idea que la creatividad y la eficiencia, muchas veces residen fuera de la oficina, lejos de llamadas, emails e interrupciones, de modo que nosotros defendemos que la información debe poder analizarse en cualquier lugar y en cualquier momento y por ello, los dispositivos móviles son nuestra opción.

Error nº 7: una misma receta para todos los gustos.

Si incluso las recetas más universales se adaptan a cada gusto, es lógico que hagamos lo mismo para los indicadores de cada organización, o en su defecto de cada sector.

Podemos tener la tentación de googlear y copiar y pegar una serie de indicadores de, por ejemplo, una gestión de clientes genérica, pero seguramente la gestión de clientes de una franquicia de perfumería, no tendrá nada que ver con la gestión de clientes de una asesoría o con la de una cadena de electrodomésticos.

En la especificidad de los indicadores reside gran parte de su valor.

¿Qué opináis? ¿Cómo habéis hecho o cómo estáis haciendo vuestra implantación de un sistema de análisis de la información en tu organización?

Descubre nuestra solución para la toma de decisiones más eficaces en http://www.sharebi.com

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s