7 razones para cambiar el Excel por una solución de Business Intelligence

persona_pensandoLa herramienta más extendida entre las organizaciones medianas y pequeñas para analizar los indicadores de negocio es Excel. En este post presentamos 7 razones para plantearse usar una solución de  Business Intelligence (BI) más segura y eficiente que Excel para la toma de decisiones…

1. Seguridad: evita los errores indeseados

internet¿Cuántas veces has anexado el Excel equivocado en un correo electrónico? ¿O has mandado el correo a la persona equivocada? ¿O el ordenador donde estaba el Excel ha pasado a mejor vida?

Compáralo con un sistema donde cada usuario entra con su propio usuario y contraseña, donde los datos están cifrados a prueba de hackers y donde se hacen copias de seguridad diarias, para darte cuenta que la seguridad de un sistema de BI es un plus.

 

2. Usabilidad: olvida los informes que necesitan la barra de scroll

What is wrong with this thing?Si bien Excel soporta gráficos y algunas funcionalidades que permiten cierta interacción por parte del usuario, no es el sistema más adecuado para presentar los datos de un modo resumido, visual e interactivo, apto para una toma de decisiones eficaz y amigable.

 

3. Accesibilidad: la información aquí y ahora

tablet playaExcel no es un sistema pensado para ser accedido en cualquier lugar y momento y menos desde tu smartphone o tableta. Un sistema de BI, sí debe estar diseñado para que puedas consultar el estado de tu organización mediante tu smartphone.

 

4. Eficiencia: deja de consolidar ficheros Excel

consolidationSi la solución no es Excel, tampoco lo es, el ir consolidando ficheros Excel que tu equipo va generando, como en un reino de taifas…Un sistema de BI centraliza la información con los datos que generan tus aplicaciones de gestión (ERP, CRM) y la hace accesible a toda la organización

 

5. Compartición de la información: accede y comparte de un modo seguro

informationSharingExcel no es un sistema pensado para ser accedido por múltiples usuarios a la vez, con distintos perfiles que determinen que pueden hacer y que no. Un sistema de BI permite gestionar usuarios de distintos perfiles, de un modo eficiente y seguro.

 

6. Facilidad de uso: para el usuario final, no solo para la gente de TI

easy to useUna de las razones del uso de Excel como sistema de BI es que muchos usuarios están acostumbrados a él. Por otra parte, muchas soluciones de BI no son precisamente sencillas para el usuario, de modo que la solución de BI que escojáis debe cumplir que esté pensada no para el departamento de TI, sino para el usuario de ventas, de operaciones o de gestión de clientes, porque al fin y al cabo son los que deben tomar las decisiones.

 

7. El coste: seguro que Excel es más barato?

lo barato sale caroSe puede argumentar que Excel no nos cuesta nada, porque lo tenemos como parte de Microsoft Office, pero cuánto cuesta en tiempo y dinero a nuestra organización las limitaciones anteriores del Excel?

Además, hoy en día soluciones como shareBI, permiten acceder a una solución de BI por 45€/mes, sin contratos a largo plazo y sin ninguna inversión adicional en infraestructura, gracias al uso del cloud computing (software en la nube).

¿Qué opináis? ¿Os plantearías usar un sistema de Business Intelligence en lugar de Excel?

Escrito por Jordi Aguilar, CEO de shareBI

Descubre nuestra solución de Business Intelligence para organizaciones medianas y pequeñas en http://www.sharebi.com

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4 comentarios en “7 razones para cambiar el Excel por una solución de Business Intelligence

  1. – Cuando los reports tienen ya cierto volumen de información, llámalo scroll o botones de navegación, pero algo hay. Eso, o toda la tabla paginada, que viene a ser lo mismo, pero en plan bestia. Me parece un argumento bastante engañoso.

    – Seguro que es mas caro que el excel. Bueno, para eso existe el ROI y la propuesta de proyecto. Ahora, van a seguir utilizando el Excel, cosa que no mencionas. Lo planteas como si el BI fuera sustito del Excel y no es así. El BI procesa y analiza el volumen de información de la empresa por ti. Tú has de dedicarte a analizar esos datos. Y dependiendo de la herramienta que uses, acabas usando el Excel para visualizarlos.

    – ¿Cuántas veces has anexado el Excel equivocado en un correo electrónico? ¿O has mandado el correo a la persona equivocada? ¿O el ordenador donde estaba el Excel ha pasado a mejor vida?

    en fin, cuantas veces has anexado el report que no tocaba a la persona a la que no se debia dirigir dentro de tu plataforma BI. Menudo argumento. “El ordenador ha pasado a mejor vida”. Claro porque el servidor de BI no puede hacer lo mismo y perder toda la capa lógica. Y tu ERP o CRM no puede pasar a mejor vida. No engañes, A eso se le llama hacer BACKUPs, y no tiene nada que ver con poner un BI.

    – Por último, si bien en parte la facilidad del uso del BI es gracias a la propia herramienta…, viene dado también en parte gracias a una buena planificación y mejor ejecución de los desarrolladores (ni te cuento ya las formaciones). Al final, un usuario de BI utilizará la herramienta como si fuera un Excel. Pocos le sacarán todo el partido.

    Aunque el artículo para panfleto comercial para las pymes tiene su gancho, hay que reconocerlo. de todas formas, sigo pensando que este artículo es el típico gancho comercial de un producto de BI. Ponemos las expectativas por las nubes, con la información justa y jugando con “lo que no se dice”.

    PD: De nada sirve un buen BI si no tienes buenos analistas.

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    • Gracias por tus comentarios Néstor,

      – “Olvidar los informes que necesitan barra de scroll”, quiere significar que “una imagen vale más que mil palabras”, es decir que un dashboard puede ser más útil para la toma de decisiones que un largo informe, sin que eso signifique que en algún momento, sea necesario llegar al nivel de detalle que puede dar un informe con vierto volumen, pero en cualquier caso, no pretende ser un argumento engañoso, en todo caso será un argumento que no coincide con tu opinión.

      – En nuestra opinión una solución de BI debe incluir también la parte de visualización y debe ser más amigable y potente que Excel y en este sentido, si creemos que puede reemplazarlo.

      – Nuestro planteamiento de BI no pasa porque se envíen informes a los usuarios, sino que sean estos quienes entren al sistema o se suscriban a los avisos que quieren recibir, de modo que no se da el caso de envío erróneo, que si de da en el envío por email de Excel o de cualquier otro informe.

      – Si bien es cierto que como dices el hacer backups no forma parte intrínseca de un sistema de BI, nosotros ofrecemos un servicio en forma de cloud computing, de modo que además del software, incluimos la infraestructura que está sujeta a backups diarios y por tanto no engañamos a nadie, cuando decimos que nuestra solución es más segura y fiable que los informes en Excel.

      – Estoy de acuerdo contigo que la facilidad de uso de cualquier sistema de BI viene dado por una buena planificación y formación, aunque en nuestro caso, verás que no pretendemos emular a Excel, sino proporcionar dashboards que den una visión resumida y visual del estado de la organización.

      – Te agradezco que pienses que el artículo tienen gancho, porque tratamos de ser amenos y cómo ves transparentes, publicando opiniones que no tienen porqué coincidir con las nuestras y expresadas quizás con un tono poco cordial.

      – Coincidiría contigo que de poco (no diría de nada) sirve un buen BI sin analistas para organizaciones grandes, pero para organizaciones medianas y pequeñas, no creemos que sea realista esperar que se contraten analistas solo para el BI, sino que será el responsable de cada área, quien haga este papel y por eso estamos convencidos que una solución de BI como shareBI puede reemplazar a Excel y dar un mejor servicio a los usuarios.

      Un saludo y gracias de nuevo por tus comentarios

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  2. En la mayoria de empresas que he trabajado, la herramienta de calculo financiero mas utilizada ha sido el Excel. Los resultados obtenidos de el, siempre han sido manipulados segun el jefe de turno para su conveniencia y atacar o defender posiciones, incluso algunos presumian al detectar errores en las sumas, unos celebritos ellos, dicho esto, no es la herramienta para obtener datos fiables, miente mas que …….

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    • Gracias por tu comentario Manuel,

      Efectivamente podríamos añadir una octava razón y es que Excel permite modificar los datos al antojo, mientras que una solución de BI con una carga automatizada de datos previene que esto no suceda.

      Cordialmente

      Responder

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